TRAINING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM EDMS

 

Deskripsi

Training Electronic Document Management System EDMS membahas konsep, metode, dan praktik pengelolaan dokumen elektronik secara sistematis, aman, dan terintegrasi. Pelatihan ini membantu peserta memahami proses digitalisasi dokumen, klasifikasi arsip, kontrol akses, alur persetujuan dokumen, penyimpanan berbasis sistem, pencarian dokumen, keamanan informasi, serta penerapan EDMS untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan tata kelola dokumen perusahaan.

Tujuan Training

• Memahami konsep dasar Electronic Document Management System EDMS.
• Mampu mengelola dokumen elektronik secara terstruktur dan mudah ditelusuri.
• Meningkatkan efisiensi proses penyimpanan, pencarian, distribusi, dan approval dokumen.
• Menerapkan kontrol akses dan keamanan dokumen sesuai kebutuhan organisasi.
• Mendukung transformasi digital dalam pengelolaan administrasi dan arsip perusahaan.

Materi Training

Pengenalan Electronic Document Management System EDMS

• Konsep dasar EDMS dan perannya dalam pengelolaan dokumen modern.
• Perbedaan dokumen fisik, dokumen digital, dan dokumen elektronik.
• Manfaat EDMS bagi efisiensi administrasi dan operasional perusahaan.
• Siklus hidup dokumen mulai dari pembuatan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemusnahan.
• Tantangan umum dalam implementasi EDMS di organisasi.

Digitalisasi dan Klasifikasi Dokumen

• Identifikasi jenis dokumen yang perlu dikelola dalam EDMS.
• Proses scanning, indexing, dan penamaan dokumen elektronik.
• Penyusunan struktur folder, metadata, dan kode klasifikasi dokumen.
• Penentuan kategori dokumen berdasarkan fungsi, unit kerja, dan tingkat kerahasiaan.
• Standarisasi format dokumen untuk memudahkan pencarian dan pengendalian.

Pengelolaan Akses dan Workflow Dokumen

• Penetapan hak akses dokumen berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna.
• Pengaturan proses review, approval, distribusi, dan revisi dokumen.
• Pengelolaan version control untuk mencegah penggunaan dokumen tidak valid.
• Monitoring status dokumen dalam alur kerja elektronik.
• Penyusunan prosedur penggunaan EDMS antar unit kerja.

Keamanan Informasi dan Kepatuhan Dokumen

• Prinsip keamanan dokumen elektronik dalam sistem EDMS.
• Pengendalian akses, audit trail, backup, dan recovery dokumen.
• Pencegahan kehilangan, duplikasi, dan penyalahgunaan dokumen.
• Pengelolaan dokumen rahasia dan dokumen legal perusahaan.
• Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi pengelolaan arsip.

Implementasi dan Evaluasi EDMS

• Tahapan implementasi EDMS di lingkungan perusahaan.
• Persiapan data, migrasi dokumen, dan pelatihan pengguna.
• Strategi change management dalam penerapan sistem dokumen elektronik.
• Evaluasi efektivitas EDMS berdasarkan kecepatan akses, akurasi, dan keamanan.
• Studi kasus penerapan Electronic Document Management System di perusahaan.

Metode Training

• Presentasi teori dan konsep Electronic Document Management System.
• Diskusi studi kasus implementasi EDMS di perusahaan.
• Latihan penyusunan klasifikasi, metadata, dan struktur dokumen elektronik.
• Simulasi workflow approval, version control, dan pencarian dokumen.
• Penyusunan action plan penerapan atau optimalisasi EDMS.

Target Peserta

• Staff administrasi, document control, dan records management.
• Supervisor dan manager administrasi, legal, compliance, dan operasional.
• IT officer, system administrator, dan digital transformation team.
• Quality assurance, internal audit, dan compliance officer.
• Profesional yang terlibat dalam pengelolaan dokumen, arsip, informasi, dan implementasi sistem administrasi digital perusahaan.