TRAINING EFFECTIVE GENERAL AFFAIR

 

Deskripsi

Training Effective General Affair membahas konsep, metode, dan praktik pengelolaan fungsi General Affair secara efektif dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Pelatihan ini membantu peserta memahami peran GA dalam administrasi umum, pengelolaan fasilitas, aset, vendor, keamanan, kebersihan, kendaraan operasional, serta pelayanan internal agar kebutuhan organisasi dapat terpenuhi secara efisien dan profesional.

Tujuan Training

• Memahami peran dan fungsi General Affair dalam mendukung operasional perusahaan.
• Mampu mengelola fasilitas, aset, vendor, dan layanan umum secara efektif.
• Meningkatkan kemampuan administrasi dan koordinasi pekerjaan GA.
• Menyusun sistem kerja GA yang lebih tertib, efisien, dan terukur.
• Mengoptimalkan pelayanan internal kepada seluruh unit kerja perusahaan.

Materi Training

Pengenalan Effective General Affair

• Konsep dasar dan ruang lingkup pekerjaan General Affair.
• Peran GA dalam mendukung aktivitas operasional perusahaan.
• Hubungan GA dengan divisi lain dalam organisasi.
• Kompetensi penting yang harus dimiliki oleh tim General Affair.
• Tantangan umum dalam pengelolaan fungsi GA.

Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur Kantor

• Identifikasi kebutuhan fasilitas kerja dan sarana pendukung.
• Pengelolaan gedung, ruang kerja, peralatan kantor, dan utilitas.
• Perencanaan perawatan fasilitas secara berkala.
• Pengendalian penggunaan fasilitas agar lebih efisien.
• Penyusunan checklist inspeksi fasilitas kantor.

Manajemen Aset dan Inventaris

• Proses pencatatan dan pengendalian aset perusahaan.
• Klasifikasi aset tetap, inventaris kantor, dan perlengkapan operasional.
• Monitoring kondisi, lokasi, dan penggunaan aset.
• Prosedur peminjaman, mutasi, perawatan, dan penghapusan aset.
• Penyusunan laporan aset dan inventaris secara berkala.

Vendor Management dan Pengadaan Layanan Umum

• Identifikasi kebutuhan vendor untuk mendukung operasional GA.
• Proses seleksi, evaluasi, dan monitoring kinerja vendor.
• Pengelolaan kontrak layanan kebersihan, keamanan, catering, transportasi, dan maintenance.
• Teknik komunikasi dan koordinasi dengan vendor.
• Penanganan masalah layanan dan ketidaksesuaian pekerjaan vendor.

Pengelolaan Layanan Operasional General Affair

• Pengelolaan kendaraan operasional dan transportasi perusahaan.
• Pengaturan keamanan, kebersihan, dan kenyamanan lingkungan kerja.
• Penanganan kebutuhan ATK, pantry, surat-menyurat, dan dokumen umum.
• Pengelolaan perjalanan dinas dan akomodasi karyawan.
• Penyusunan standar pelayanan GA kepada internal customer.

Monitoring, Evaluasi, dan Peningkatan Kinerja GA

• Penyusunan indikator kinerja General Affair.
• Monitoring biaya operasional dan efektivitas layanan GA.
• Evaluasi kualitas pelayanan GA berdasarkan kebutuhan pengguna.
• Penyusunan laporan kerja dan improvement plan.
• Studi kasus penerapan Effective General Affair di perusahaan.

Metode Training

• Presentasi teori dan konsep General Affair.
• Diskusi studi kasus pengelolaan GA di perusahaan.
• Latihan penyusunan checklist fasilitas dan aset.
• Simulasi evaluasi vendor dan layanan operasional.
• Penyusunan action plan peningkatan efektivitas kerja GA.

Target Peserta

• Staff, supervisor, dan manager General Affair.
• Staff administrasi umum dan office management.
• Facility officer, asset officer, dan operational support staff.
• HRGA, building management, dan bagian support operasional.
• Profesional yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas, aset, vendor, layanan kantor, dan kebutuhan operasional perusahaan.